10-44 Nr. 11
Runderlass zum Verfahren
der Übermittlung von Daten
nach Maßgabe des Schülerinnen- und
Schülerdatenübermittlungsgesetzes NRW
Runderlass des Ministeriums für Schule und Bildung
im Einvernehmen mit dem Ministerium für Arbeit, Gesundheit und Soziales
Vom 22. Januar 2026 (ABl. NRW. 02/26)
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Zielsetzung
Mit dem Schülerinnen- und Schülerdatenübermittlungsgesetz NRW wurde die rechtliche Grundlage für Schulen geschaffen, um personenbezogene Daten von Schülerinnen und Schülern, die voraussichtlich bei Beendigung der Schule über keine konkrete berufliche Anschlussperspektive im Sinne des § 31a Absatz 1 SGB III verfügen, zu erfassen.
Zweck der Datenübermittlung ist die Kontaktaufnahme, um Schülerinnen und Schüler auch nach Beendigung des Schulverhältnisses dabei zu unterstützen, eine konkrete berufliche Perspektive zu finden.
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Übermittlungspflichtige Schulen
Übermittlungspflichtig im Sinne von § 1 Absatz 1 Satz 1 Schülerinnen- und Schülerdatenübermittlungsgesetz NRW sind alle
a) weiterführenden allgemeinbildenden Schulen ab der Jahrgangsstufe 8 sowie
b) Berufskollegs für alle Jahrgangsstufen der Bildungsgänge
(https://www.bo-tool.de/anlage-1-schulgliederungsschlussel-fur-die-erfassung-des-bildungsganges.pdf)
- Ausbildungsvorbereitung in Vollzeitform gemäß §§ 18, 22 Absatz 3 APO-BK Anlage A (Anlage A 2.2),
- Berufsfachschule gemäß § 2 Nummer 1 Anlage B APO-BK (Anlage B 1),
- Berufsfachschule gemäß § 2 Nummer 2 Anlage B APO-BK (Anlage B 2),
- Berufsfachschule gemäß § 2 Nummer 3 Anlage C APO-BK (Anlage C 2),
- Fachoberschule gemäß § 8 Nummer 1 APO-BK Anlage C (Anlage C 3) und
- Berufliches Gymnasium § 1a Absatz 1 Nummer 1 APO-BK Anlage D (Anlagen D 14-D 28).
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Identifizierung
3.1 Die Schulen ermitteln innerhalb der Jahrgangsstufen gemäß Nummer 2 die Schülerinnen und Schüler mit Wohnsitz in Deutschland, die die Schule während oder zum Ende des Schuljahres voraussichtlich verlassen werden und stellen mittels Befragung durch Lehrkräfte fest, welche dieser Schülerinnen und Schüler zum Zeitpunkt der Befragung über keine konkrete Anschlussperspektive verfügen.
3.2 Zur Beurteilung der konkreten Anschlussperspektive kommt es im Zweifel auf eine Prognose über die individuelle berufliche Zukunft des jeweiligen jungen Menschen an. Eine positive Prognose ist beispielsweise auch gegeben, wenn eine Schulbesuchszusage zu erwarten ist oder die Einmündung in ein konkret angestrebtes Hochschulstudium erwartbar erscheint.
Als konkrete Anschlussperspektiven gelten insbesondere
- Ausbildung,
- Besuch eines Berufskollegs,
- Besuch der gymnasialen Oberstufe an einer allgemeinbildenden Schule,
- Besuch der Berufspraxisstufe an einer Förderschule,
- Besuch einer Abendrealschule,
- Maßnahmen nach SGB II, SGB III, SGB VIII und SGB IX,
- Freiwilligendienste, Freiwilliger Wehrdienst/Laufbahn Bundeswehr,
- Praktikum zum Erreichen der Fachhochschulreife,
- sozialversicherungspflichtige Beschäftigung,
- duales Studium und
- Studium.
3.3 Von der Identifizierung gemäß Nummer 3.1 ausgenommen sind Schülerinnen und Schüler, die eine Zulassung zur Abiturprüfung erlangt haben, sowie Schülerinnen und Schüler, die den Bildungsgang Fachoberschule gemäß § 8 Nummer 1 APO-BK Anlage C (Anlage C 3) eines Berufskollegs besuchen und eine Zulassung zur Fachhochschulreifeprüfung gemäß § 13 APO-BK Anlage C erlangt haben.
3.4 Im Zusammenhang mit der Identifizierung ist den betroffenen Schülerinnen und Schülern von der Schule gemäß Artikel 13 DSGVO mitzuteilen,
a) dass sie zur Auskunft verpflichtet sind (§ 1 Absatz 2 Satz 1 Halbsatz 2 des Schülerinnen- und Schülerdatenübermittlungsgesetzes NRW) und
b) welche Daten durch die Schule über die Bezirksregierungen an die Bundesagentur für Arbeit beziehungsweise an die örtliche Agentur für Arbeit übermittelt werden.
3.5 Die Identifizierung der Schülerinnen und Schüler, die die Schule zum Ende des Schuljahres voraussichtlich verlassen werden, ist von den Schulen innerhalb des zweiten Schulhalbjahres so vorzunehmen, dass eine Datenübermittlung zum Übermittlungsstichtag gemäß Nummer 4.1.3 sachgerecht erfolgen kann.
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Datenübermittlung
4.1 Übermittlung von personenbezogenen Daten der Schülerinnen und Schüler, die die Schule zum Ende des Schuljahres voraussichtlich ohne konkrete Anschlussperspektive verlassen
4.1.1 Die Schulen übermitteln folgende personenbezogenen Daten der identifizierten Schülerinnen und Schüler über das BAN-Portal an die für sie jeweils zuständigen Bezirksregierungen:
- Nachname,
- Vorname,
- Geburtsdatum,
- Geschlecht,
- Wohnanschrift,
- voraussichtlich beendete Schulform und
- Jahrgangsstufe.
Berufskollegs übermitteln zusätzlich den jeweils besuchten Bildungsgang mittels der ausgewiesenen Schulgliederungsschlüssel (https://www.bo-tool.de/anlage-1-schulgliederungsschlussel-fur-die-erfassung-des-bildungsganges.pdf). Die voraussichtlich beendete Schulform sowie der voraussichtlich erreichte Abschluss werden bei der Übermittlung der Daten automatisiert ergänzt, sodass keine aktive Eingabe seitens der Schulen erforderlich ist.
Die Übermittlung der personenbezogenen Daten über das BAN-Portal kann durch Upload einer CSV-Datei, deren Aufbau mittels der schulformspezifisch bereitgestellten Musterdatei für weiterführende allgemeinbildende Schulen (https://www.bo-tool.de/anlage-2-musterdatei-fur-weiterfuhrende-allgemeinbildende-schulen.xlsx) oder der Musterdatei für Berufskollegs (https://www.bo-tool.de/anlage-3-musterdatei-fur-berufskollegs.xlsx) entsprechen muss. Weiterhin kann eine Übertragung (kopieren und einfügen) aus einer Datei, deren Aufbau der jeweils schulformspezifisch bereitgestellten Musterdatei entsprechen muss, oder eine Einzeleingabe erfolgen.
Diese Erfassungswege können beliebig miteinander kombiniert werden. Sämtliche der im BAN-Portal erfassten Datensätze können jeweils bis zur finalen Übermittlung an die jeweils zuständige Bezirksregierung nachbearbeitet und ergänzt werden.
4.1.2 Sofern eine übermittlungspflichtige Schule keine Schülerinnen und Schüler ohne konkrete Anschlussperspektive identifiziert hat, ist eine Fehlanzeige (0-Meldung) über das BAN-Portal an die jeweils zuständige Bezirksregierung zu übermitteln.
4.1.3 Die Übermittlung der personenbezogenen Daten der Schülerinnen und Schüler, die die Schule zum Ende des Schuljahres verlassen, erfolgt spätestens sechs Wochen zum Ende eines Schuljahres, es zählt der letzte Schultag.
4.2 Übermittlung von personenbezogenen Daten der Schülerinnen und Schüler, die die Schule während des Schuljahres ohne konkrete berufliche Anschlussperspektive verlassen
Die Daten der Schülerinnen und Schüler, die die Schule während des Schuljahres verlassen, sind direkt an die örtlich zuständige Agentur für Arbeit zu übermitteln. Die Übermittlung der Daten der Schülerinnen und Schüler muss spätestens innerhalb von einer Woche nach Zeugnisdatum erfolgen.
Empfohlen wird das Formular „Vordruck unterjährige SDN Daten“ (https://www.bo-tool.de/vordruck_unterjahrige_sdn-daten.pdf) zu verwenden, welches den Schulen auch in Form eines SchILD-NRW-Reports zur Verfügung steht.
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Datenübermittlung von den Bezirksregierungen
an die Bundesagentur für Arbeit
5.1 Die Bezirksregierungen überprüfen im BAN-Portal den Stand der Datenübermittlung zum Übermittlungsstichtag gemäß Nummer 4.1.3 und fordern die übermittlungspflichtigen Schulen ihres Regierungsbezirkes zur Datenübermittlung auf, soweit diese noch nicht erfolgt ist.
5.2 Spätestens vier Wochen zum Ende eines Schuljahres übermitteln die Bezirksregierungen jeweils für ihren Regierungsbezirk die gesammelten schulseitig übermittelten Daten mit Ausnahme der Jahrgangsstufe und des Bildungsganges an die Bundesagentur für Arbeit. Hierfür laden sie eine CSV-Datei aus dem BAN-Portal herunter, die sie im Anschluss über die SDN-Weboberfläche der Bundesagentur für Arbeit hochladen, wofür sie ein von der Bundesagentur für Arbeit ausgestelltes Zertifikat nutzen.
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Inkrafttreten
Dieser Runderlass tritt am Tag nach der Veröffentlichung im Amtsblatt Schule NRW in Kraft.